A mátrixdiagram elkészítésének 6 lépése

1. lépés

2. lépés

3. lépés

4. lépés

5. lépés

Speciális mátrixdiagramok

QFD

 A QFD az angol Quality Function Deployment rövidítése, ami minőségi funkció lebontást jelent, egy olyan tervezési módszert, amely a vásárlói igényeket a termék vagy szolgáltatás fejlesztésének központjába helyezi. Kidolgozója Dr Yoji Akao, akit többek közt ezért az ASQ (American Society for Quality) 24. tiszteletbeli tagjává nevezték ki 2009-ben. Az QFD a vásárlói igényeket (Voice of Customer, VOC), a tervezői célokat és a termelési korlátokat összekapcsolja, hogy biztosítsa a termék vagy szolgáltatás magas minőségét. Az QFD folyamat négy, úgynevezett Minőség háza mátrixdiagramon keresztül bontja le a vásárlói igényeket a termék, szolgáltatás, valamint ezek részeinek jellemzőire, a gyártási, szolgáltatási folyamatokra és a minőségellenőrözési követelményekre. Ezen keresztül a segít a tervezőknek abban, hogy meghatározzák a legfontosabb minőségi, gyártási és ellenőrzési kritériumokat. A QFD előnyei a következők:
 

Vásárlói igények figyelembevétele: a QFD a vásárlói igényeket (VOC) a tervezés központjába helyezi, így biztosítva, hogy a termék vagy szolgáltatás a lehető legjobban megfeleljen a fogyasztói igényeknek.

 

Hatékony tervezés: a Quality Function Deployment összekapcsolja a vásárlói igényeket, a tervezői célokat és a termelési/szolgáltatási korlátokat, ami javítja a tervezési folyamat hatékonyságát és eredményességét.

 

Minőség javítása: a QFD segít a tervezőknek abban, hogy azonosítsák a vásárlói igényeknek megfelelően a legfontosabb minőségi kritériumokat, és ezek alapján javítsák a termék vagy szolgáltatás minőségét.

 

Ügyfél fókusz: a Quality Function Deployment segíti a céget abban, hogy fókuszáljon az ügyfél igényeire és elvárásaira, ami növeli a cég vevőinek elégedettségét és a hosszú távú ügyfél megtartást.

 

Komplex megközelítés, egységes irány: a QFD lehetővé teszi a tervezőknek, a fejlesztőknek, a gyártásban, illetve szolgáltatásban résztvevőknek, a marketingeseknek és értékesítőknek, hogy együtt dolgozzanak a termék vagy szolgáltatás fejlesztése során, ami komplex megközelítést és egységes irányt biztosít a fejlesztési folyamatban.

 

A teljes QFD folyamat során a 4 Minőség háza (4 szint) készül el. Ennek sematikus ábrája a következő:

A QFD folyamata

 

1. szint: hogyan lehet a vevői követelményeket (a vevő hangját) technikai paraméterekkel kielégíteni.
2. szint: miképpen lehet a technikai jellemzőket, mint követelményeket a részrendszerekkel, alkotóelemekkel (pl. alkatrészekkel) teljesíteni.
3. szint: miképp lehetséges a részrendszerek követelményeit a folyamatokkal (pl. gyártási) kielégíteni.
4. szint: milyen módon lehet a folyamatokat ellenőrizni.

 

Egy-egy Minőség háza mátrixdiagram ábrája, amely egy L formájú mátrix és egy Tetőmátrix kombinációja, a következő:

 

A QFD mátrixdiagram felépítése

Egy-egy szint elkészítésének lépései a következők.
 

1. Követelmények és értékelés: a ház bal oldalán található terület felsorolja a vevői követelményeket, valamint azt, hogy hogyan rangsorolják őket fontosságuk szerint. (Általában 1-től 5-ig terjedő skálát használnak.)

 

2. Tervezési jellemzők (HOGYAN-ok): a termék tervezési jellemzőit kell felsorolni. Ez az Emeleten-en történik.

 

3. A követelmények és tervezési jellemzők (HOGYAN-ok) kapcsolata: a FÖLDSZINT-en minden kapcsolat erősségét a következők jelzik: erős kapcsolat: 9, közepes kapcsolat: 3, gyenge kapcsolat: 1, nincs kapcsolat: szóköz.

 

Ez a 3 rész alkotja az L formájú mátrixot.

 

4. Versenytárs elemzés: a FÖLDSZINT jobb oldalán elhelyezett részen értékelhetjük a követelményeket a cégünkre és a konkurenciára.

 

5. Tervezési kapcsolatok: tetőmátrixként is ismert, és leírja a tervezési jellemzők közötti korrelációkat (a követelmények támogatják-e, vagy ütköznek-e egymással a tervezésben), amelyek a következők lehetnek: erős pozitív korreláció, pozitív korreláció, negatív korreláció, erős negatív korreláció, nincs korreláció: szóköz.

 

6. Mutatók: végül az ALAGSOR-ban kiszámolásra kerülnek a legfontosabb mutatók: Max kapcsolati érték az oszlopban, Súly / Fontosság és Relatív súly. A Súly / Fontosság az oszlopban található kapcsolat erősség számok és a hozzá tartozó követelmény fontosság szorzatainak összege, míg a Relatív súly a vizsgált Súly / Fontosság és az összes Súly / Fontosság összegének hányadosa. Ezek az értékek mutatják meg, hogy a követelmények szempontjából mely HOGYAN lényeges.

 

7. Célértékek: az ALAGSOR-ban felsorolja azokat a tervezési jellemzőkre vonatkozó célértékeket, amelyek a fejlesztés alapját képezik. Ez alatt lehet megadni az egyes HOGYAN-ok céljai elérésének nehézségét. Itt értékelheti a cégét és a versenytársakat a célérték szempontjából.

 

8. A célértékek és a súlyértékek ismeretében kitölthető az Emelet első sorában található, a Fejlesztés iránya sor. Az értékek: minimalizálás (pl. ár), maximalizálás (pl. minőség), célérték (pl. szín).

 

A munkát az összes érdekelt bevonásával, team-ben célszerű végezni!

 

Hoshin Kanri mátrix

Az üzleti stratégia sikeres végrehajtásának aránya hihetetlenül alacsony, átlagosan körülbelül 50%, amely nem túl jó, hiszen ez azt jelenti, hogy minden második stratégia végrehajtása sikertelen.
 

A sikeresebb megvalósítás érdekében, egy meggyőző jövőképet kell stratégiává és mérhető feladatokká átalakítani, ezeket pedig a szervezet alsóbb szintjein kell fejlesztési feladatokká formálni.

 

Erre a célra szolgál a Hoshin Kanri X mátrix, amely lényegében „iránytű általi irányítást” jelent. A japán hoshin szó jelentése „iránytű”, a kanri szó pedig „irányítást”. Ez a stratégiai tervezési keret meghatározza a jelenlegi állapotot, a jövőbeni állapotot (cél), a végrehajtandó változtatásokat, valamint a cél eléréséhez vezető utat.

 

A második világháború után a japánok W. Edward Deming és Joseph Juran tanításait (PDCA) vegyítették Peter Drucker MBO (Management by Objective) koncepciójával, és megkezdték első kísérleteiket a stratégiai tervezés terén. 1965-ben a Bridgestone Tire a Hoshin Kanrit hivatalosan is kijelölte a stratégia lebontás eszközévé. 1975-re Hoshin Kanri széles körben elfogadottá vált Japánban. Az elterjesztésben nagy szerepe volt Yoji Akao professzornak, a QFD kidolgozójának.

 

A Hoshin Kanri az 1980-as évek elején kezdett belopódzni az Egyesült Államokba. Ez főleg azért következett be, mert néhány amerikai vállalatnak olyan részlegei vagy leányvállalatai voltak Japánban, amelyek elnyerték a Deming-díjat.

 

A Hoshin Kanri mátrix egy X mátrix, amelynek négy csoportjában a stratégiai célok, a stratégia, a taktika és a mutatószám célok helyezkednek el. A mátrix közepén a cég küldetését szokták feltüntetni.

Egy Hoshin Kanri X mátrix és elve

C-formájú mátrixdiagram

X-formájú diagram

Tető-formájú mátrixdiagram

Az előző és következő részek

Sztenderd mátrixdiagramok

L-formájú mátrixdiagram

T-formájú mátrixdiagram

Y-formájú mátrixdiagram

A sorozat 1. és 3. része

Mátrix diagram Excel sablonok

Hivatkozások

Feliratkozás Hírlevélre

Bevezetés

A mátrixdiagramok

A mátrixdiagram az egyik menedzsment- és tervezési eszköz, amelyet az adatcsoportok közötti kapcsolatok elemzésére és megértésére használnak. A mátrixdiagramok két vagy több elemcsoportot vagy egy csoporton belüli elemeket hasonlítanak össze. Azáltal, hogy az elemek csoportjait sorokból és oszlopokból álló mátrixdiagramba helyezik, a menedzserek könnyebben vizualizálhatják a megfigyelt szervezeten belüli célok, tényezők és okok közötti kapcsolatot.  Segítenek a menedzsereknek felvázolni és kiértékelni az összetett kapcsolatokat, és segítenek a döntéshozatalban.
Az információs csoportokat a mátrix oszlopaiban és soraiban feltüntetve, azok közötti kapcsolatrendszert egy számmal vagy szimbólummal jelezve, részletesen tanulmányozhatók az összefüggések és megoldást segítő konklúziók vonhatók le. Attól függően, hogy hány csoport közötti kapcsolatot vizsgálunk, hat formájú diagram lehetséges: L, T, Y, X, C és tető-formájú. Az utolsó kivételével az egyes formák arról a betűről kapták a nevüket, amelyekre hasonlít az információs csoportok sorai és oszlopai.

 

QFD (Quality House) és a Hoshin Kanri X mátrix speciális mátrixdiagramok. QFD (Quality Function Deployment) olyan tervezési módszer, amely az ügyfelek igényeit helyezi a termék- vagy szolgáltatástervezés középpontjába. A Hoshin Kanri X mátrix arra szolgál, hogy a víziót stratégiává és mérhető feladatokká alakítsa, és ezeket a szervezet alacsonyabb szintjein fejlesztési feladatokká kell alakítani.

 

A mátrixban elemezhető információk típusai a következők lehetnek: adat, funkciók, fogalmak, emberek, anyagok, felszerelés, akciók, termékek, piacok stb.

 

A mátrixanalízist általában az alábbiakra lehet alkalmazni:

 

·       a problémák okainak azonosítása,

 

·       a követelmények összeegyeztetése a specifikációkkal,

 

·       az erőforrások elosztása szükséglet vagy kompetencia alapján,

 

·       a lehetséges megoldások összehasonlítása,

 

·       a fejlesztési lehetőségek azonosítása,

 

·       termékek és piacok viszonyának elemzése a termék/piac stratégia céljából,

 

·       a jelenleg elérhető technológiák alkalmazási potenciáljának elemzése gyártás/szolgáltatás során,

 

·       bizonyos összefüggések tisztázása különböző projektek között,

 

·       követelmények teljesülésének ellenőrzése. [10, 21]

 

 

Az alábbi ábra összefoglalja, hogy a különböző formájú mátrixdiagramok hány és milyen csoport közötti viszony vizsgálatát teszik lehetővé. (A viszonyokat a betűkkel jelzett csoportok közötti területen elhelyezett szimbólumok jelzik. Például a C formájú diagram egy 3 dimenziós, A, B, C koordináták által határolt teret, kockát jelent.)

 

 

1. ábra. A különböző Mátrixdiagram formák használata

 

·   Egy L-formájú mátrix két csoport tételei egymás közötti kapcsolatait mutatja be (vagy egy csoporton belül a csoport tételei között).

 

·   Egy T-formájú mátrix három csoport közötti kapcsolatokat ábrázolja: B és C csoport minden tételének A csoporthoz való kapcsolatát, de B és C csoport egymáshoz viszonyított kapcsolatát nem.

 

·   Egy Y-formájú mátrix három csoport tételei egymás közötti kapcsolatait mutatja be. Minden csoport másik kettőhöz körkörös módon kapcsolódik.

 

·   Egy C-formájú mátrix három csoport tételei egymás közötti kapcsolatait egyszerre együtt, 3 D-ben mutatja be.

 

·   Egy X-formájú mátrix négy csoport tételei egymás közötti kapcsolatait mutatja be. Minden csoport másik kettőhöz körkörös módon kapcsolódik.

 

·   Egy tető-formájú mátrix egy csoport tételeinek egymás közötti kapcsolatát mutatja be. Általában az L vagy T formájú mátrix-szal együtt használják.

Következő részek

Könyv ajánlás

Bevezetés

Miért válaszd ezt a sablont?

• Időmegtakarítás: A sablon előre megadott képletekkel és struktúrával rendelkezik, így nem kell manuálisan számolnod és formázni. Az adatok bevitele után a rendszer automatikusan kiszámítja a szükséges eredményeket.
• Hibák elkerülése: Az Excel sablonban alkalmazott képletek és ellenőrzések minimalizálják az emberi hibák lehetőségét, biztosítva a pontos és megbízható eredményeket.
• Átláthatóság: A sablon jól strukturált és könnyen áttekinthető, így gyorsan megértheted a pénzügyi helyzetedet és azonosíthatod a fejlesztési lehetőségeket.
• Testreszabhatóság: Bár a sablon előre definiált mezőket tartalmaz, lehetőséged van azokat a saját vállalkozásod igényeihez igazítani, így személyre szabhatod a költségvetést.

A sablon használata lépésről lépésre

Összegzés

Táblázatos összehasonlítás

Adatszerkezet, kezelés és tárolás

Képletek és számítások

Adatelemzés és jelentéskészítés

Együttműködési és többfelhasználós képességek

Az Excel korlátai

Az Access korlátai

• Felhasználói felület összetettsége : hivatalosan Accessnek meredekebb a tanulási görbéje az Excelhez képest. Felülete és funkciói ijesztőek lehetnek az új vagy alkalmi felhasználók számára. Nekem, mint gyakorlott Excel és VBA alkalmazónak nem volt ilyen ijesztő. Pl. a mezők tulajdonságainak beállítása nagyon  hasonlít a VBA UserForm mezői tulajdonságainak (Properties) konfigurálásához.
• Webes és platformfüggetlenségi korlátok : az Access nem olyan sokoldalú, mint az Excel a webes integráció és a platformfüggetlen használhatóság tekintetében. Elsősorban asztali alkalmazás, és hiányoznak belőle az Excel felhőalapú funkciói.
• Adatbázis mérete és teljesítménye : bár az Access nagyobb adatmennyiségeket képes kezelni, mint az Excel, saját korlátai vannak az adatbázis méretét és teljesítményét tekintve, különösen nagyon nagy adathalmazok vagy összetett lekérdezések esetén. (Lást Adatszerkeze, kezelés és tárolás bekezdést!)
• Kevésbé kifinomult adatelemző eszközök : az Accessből hiányoznak az Excel által kínált fejlett adatelemző és vizualizációs eszközök, például a jól strukturált és lefúrható kimutatások és a speciális diagramkészítési lehetőségek (pl. Power Pivot).
• Korlátozott integráció külső adatforrásokkal : Bár az Access képes különféle adatforrásokhoz kapcsolódni, integrációs képességei nem olyan kiterjedtek vagy zökkenőmentesek, mint egyes dedikált adatbázis-rendszerek esetében.
• Skálázhatóság vállalati használatra : Az Access általában nem alkalmas nagyvállalati szintű alkalmazásokhoz. Leginkább kis és közepes méretű cégek adatbázisaihoz és felhasználói csoportokhoz ajánlott.
• Windows környezettől való függőség : Az Access erősen kötődik a Windows környezethez, és nem kínál natív támogatást más operációs rendszerekhez, ami korlátozza a sokoldalúságát.

Milyen igényekre, melyiket használjuk

A kettő kombinálása

Összefoglalás

• Excel: gyors, rugalmas, vizuális elemzésekhez.
• Access: strukturált, relációs adatkezeléshez, több felhasználós környezethez.

Terveim

Az adatcseréről

1. változat – Egyszerű, teljes egyezést mutató adatcsere adott oszlopban

2. változat – Csere részleges egyezés esetén

3. változat – Csere több részleges egyezés esetén

• melyik fájlban van a vizsgálandó munkalap,
• melyik oszlopban keressünk,
• és melyik oszlopban végezzük a cserét.

Miért hasznos ez?

• Városnevek, telephelyek rövidítése (pl. „Budapest” → „BP”).
• Régi ügyfélkódok új kódokra cserélése.
• Termékkódok frissítése.
• Adattisztítás, amikor sok különböző formátumban érkező adatot kell egységesíteni.

• gyorsaság (több száz vagy ezer rekordot is azonnal feldolgoz),
• hibamentesség (nincs kézi elírás),
• rugalmasság (a harmadik verzióval szinte bármilyen csereszabály megadható).
• 
  

Következő lépés – automatizálási programok a webshopban

✍️ Összefoglalás:

• Az Excel beépített keresés–csere funkciója sokszor kevés.
• A bemutatott három makró egyre fejlettebb módon oldja meg az adatcserét.
• Az automatizálás időt takarít meg, csökkenti a hibázás lehetőségét, és rugalmasabbá teszi az adatkezelést.

Gyakorló példák

Bevezetés

1. VBA – Testreszabott riportautomatizálás Excelen belül

2. Power Pivot – Az Excel adatmodellezés erőgépe

3. Power BI – Professzionális vizualizáció és megosztás

Összefoglalás táblázatban

Bevezetés
A Visual Basic for Applications (röviden: VBA) az Excel (és más Microsoft Office programok) beépített programozási nyelve. Bár nem mai technológia, sok helyen még mindig kulcsszerepet tölt be az üzleti folyamatok automatizálásában. Ha Excel-táblázatokkal dolgozik, vagy egyéni munkafolyamatokat szeretne automatizálni, érdemes átgondolni, hogy a VBA megfelelő eszköz-e az Ön számára.

✅ Előnyök

❌ Hátrányok

💼 Megéri még VBA-t használni?

• Excel alapú munkafolyamatokat szeretne automatizálni gyorsan, olcsón és a meglévő eszközökkel;
• kisvállalkozásként, pénzügyi vezetőként vagy adminisztrátorként dolgozik;
• nem kíván új rendszert bevezetni, de szeretné a napi rutinfeladatokat egyszerűsíteni.
  
  

• hosszú távra tervez és új, skálázható megoldást keres;
• platformfüggetlen megoldásra van szüksége (pl. webes vagy mobil elérés);
• csapatban dolgozik, és modern fejlesztési környezetre van szüksége.
  
  

Egy tanács a végére

Videó a fájl-menedzser űrlapokról

Mi az a Power BI?

Mi az a Power BI?

• Power BI Desktop – A jelentések és irányítópultok létrehozására szolgáló asztali alkalmazás.
• Power BI Service – Egy felhőalapú szolgáltatás, amely lehetővé teszi az adatok megosztását és együttműködést.
• Power BI Mobil – Egy mobilalkalmazás, amely segítségével útközben is hozzáférhetsz a jelentésekhez.
  
  

Miért érdemes használni a Power BI-t?

1. Könnyű adatkapcsolatok és integráció – A Power BI több száz különböző adatforrást támogat, beleértve az Excel-táblázatokat, adatbázisokat, felhőszolgáltatásokat (pl. Azure, Google Analytics) és vállalati rendszereket (pl. SAP, Salesforce). Az adatok összegyűjtése és összekapcsolása egyszerű, így átfogó elemzéseket végezhetsz. Az alábbi ábrán látható a lekérdezések lehetőségei 6 csoportban, amelyek közül az Adatbázis lekérdezési lehetőségek egy része látható.

   
   

   
   
   
2. Fejlett adatvizualizáció – A Power BI különféle vizuális elemeket kínál, például oszlopdiagramokat, kördiagramokat, térképeket és dinamikus irányítópultokat. (Alapból 42 fajta, de további több száz érhető el az internetről.) Ezek segítségével az adatok könnyebben érthetővé válnak, és hatékonyabb döntéshozatalt tesznek lehetővé. Az alábbi ábra egy Power BI irányítópultot (dashboard) mutat különböző vizualizációkkal.

   
   

   

   
   
3. Interaktív és dinamikus elemzés – A Power BI lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy dinamikusan szűrjék és elemezzék az adatokat, valamint részletes betekintést nyerjenek az összefüggésekbe. A vizualizációk interaktívak, így egyetlen kattintással változtatható a megjelenítés és a szűrés.
4. Automatizált frissítések és valós idejű adatelemzés – Az adatok automatikusan frissíthetők a háttérben, így a jelentések mindig naprakészek maradnak. Az élő adatkapcsolatok révén akár valós idejű adatfolyamokat is kezelhetünk, például értékesítési vagy pénzügyi adatok nyomon követésére.
5. Üzleti döntéshozatal támogatása – A Power BI nemcsak az adatok bemutatására szolgál, hanem segít az üzleti teljesítmény elemzésében is. Az irányítópultok és jelentések segítenek a trendek és mintázatok felismerésében, amelyek alapján megalapozott üzleti döntéseket hozhatsz.

Példa a Power BI használatára

Hogyan használjuk a Power BI-t?

Mi az a Power Pivot?

Mi az a Power Pivot?

Miért érdemes megismerned a Power Pivotot?

1. Nagy mennyiségű adat kezelése – Az Excel hagyományos adatkezelési lehetőségei korlátozottak, különösen, ha több százezer vagy milliós nagyságrendű sorokkal dolgozol. A Power Pivot lehetővé teszi, hogy hatalmas adathalmazokat is könnyedén kezelj, anélkül hogy az Excel teljesítménye jelentősen csökkenne.
2. Adatkapcsolatok létrehozása – (Excel fájlokból, például adatbázisokból, CSV-fájlokból, SharePointból) származó adatokat egyetlen modellben kapcsolhatsz össze. Ha több adatforrással dolgozol, például egy külön pénzügyi rendszerből származó bevételi adatokkal és egy másik rendszerből jövő ügyfél-információkkal, akkor a Power Pivot lehetővé teszi, hogy ezeket az adatokat összekapcsold. Így egyetlen központi adatmodellt hozhatsz létre, amelyben az adatok egymáshoz viszonyított kapcsolatát is kezelheted.
3. Fejlett számítási lehetőségek – Az Excel képletei hasznosak, de gyakran nehézkes velük összetettebb elemzéseket végezni. A Power Pivot DAX (Data Analysis Expressions) speciális nyelvet használ, amelyet az adatelemzéshez és a számításokhoz használnak a Microsoft Power BI, SQL Server Analysis Services (SSAS) és Excel Power Pivot eszközökben. A DAX lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy összetett számításokat és adattranszformációkat végezzenek a modellezett adatokon.
   
4. Automatizált jelentéskészítés – Az adatok egyszeri betöltése után a kimutatások és riportok könnyedén frissíthetők. Ha például havi pénzügyi jelentéseket készítesz, akkor nem kell minden hónapban újraépíteni az elemzést, csak frissíteni az adatokat, és a jelentések automatikusan naprakészek lesznek.
5. Hatékonyabb elemzés – A Power Pivot nemcsak gyorsabb adatfeldolgozást biztosít, hanem lehetővé teszi, hogy összetettebb vizualizációkat és mélyebb elemzéseket végezz. Például interaktív kimutatásokat hozhatsz létre, amelyekkel könnyedén azonosíthatod a trendeket, a legjövedelmezőbb ügyfeleket vagy az üzleti növekedési lehetőségeket.

Példa a Power Pivot használatára

Összegzés

5. A Pivot tábla

[image:image-3]

Mi az a Power Query?

Mi a Power Query?

Mire használható a Power Query?

1. Adatok kombinálása különböző forrásokból
   Ha például havi kimutatásokat kapsz külön fájlokban, a Power Query segít mindezeket egyetlen táblázatba egyesíteni. Másik példa pl. az Excel tervtáblázatok és a főkönyv tény adatainak kimutatása egy táblázatban.
   A Power Query lehetővé teszi több táblázat összekapcsolását azonos mezők segítségével.
2. Adattisztítás és -átalakítás
   Hibás adatok, szükségtelen sorok és oszlopok eltávolítása, szövegek formázása, hiányzó adatok kitöltése oszlopok átnevezése, számítások hozzáadása vagy ismétlődő adatok eltávolítása.
3. Dinamikus adatelemzés
   Az egyszer beállított Power Query lekérdezések dinamikusan frissülnek, amikor az alapadatok megváltoznak.
4. Időtakarékos munkafolyamatok
   Nem kell manuálisan frissítened a riportjaidat, mert az automatikus frissítés egy kattintással elvégezhető.

Hogyan működik a Power Query?

1. Adatok betöltése: Válassz egy adatforrást, legyen az fájl, adatbázis vagy akár egy URL.
2. Transzformáció: Végezhetsz szűréseket, számításokat, adatformázásokat.
3. Betöltés: Az átalakított adatokat betöltheted Excel táblázatba, Power Pivot  vagy Power BI modellbe.
   
   
4. 
   

Miért hasznos ez neked?

• Kezdőknek is könnyen tanulható: az intuitív felhasználói felület és a lépésről-lépésre megjelenített műveletek miatt bárki elkezdheti használni.
• Haladóknak testreszabható: akik mélyebb tudásra vágynak, a Power Query speciális programozási nyelvének (M) segítségével egyedi megoldásokat is fejleszthetnek.
• Óriási időmegtakarítás: az adatok előkészítésére fordított idő töredékére csökkenthető.

Hogyan kezdj hozzá?

1. Nyisd meg az Excel fájlt,
2. és lépj az Adatok fülre.
   
3. Kattints az Adatok lekérése opcióra.
4. Válassz ki az adatforrást: 10 kh  pénzügyi terv Excel táblázatot!
   
   
5. Olvasd be a Power Querybe ezt a file-t!
6. Használd az adattisztítási funkciókkal: távolítsd el a felesleges sorokat  és alakítsd át szabványos file formátummá. A példánkban ezt azt jelenti, hogy a rekord mezői a következők lesznek: költséghely, költségnem, megnevezés, hó, érték.
7. Töltsd be az eredményt az Excel táblázatodba, és nézd meg, milyen jól sikerült átalakítani az adataidat! Ez így fog kinézni:
   
   Ez a fájl alkalmas arra is hogy Power Pivot vagy Power Bi segítségével különböző kimutatásokat és diagramokat készíts!

Mi következik?

A program használata

A Munka előkészítése

1. Táblázatok törlése: a Táblázat törlése vezérlővel törölhetjük az Ügyfél, Képzés és Szerződés munkalapok tesztadatait. Ez az alapállapot, amelyre új adatokat rögzíthetünk.
 

Ügyfél Felvétele, Módosítása és Törlése

• Ügyfél felvétele: kattintsunk a Beviteli űrlap vezérlőre, és töltsük ki az ügyfél adatait, például a nevét, címét, kapcsolattartóját, e-mail címét és telefonszámát.
 
• Ügyfél adatainak módosítása: ha egy ügyfél adatainál változás történik (pl. új cím, telefonszám), a Keresés vezérlővel megkeressük az ügyfelet, a szükséges módosítások után a Mentés gombbal frissíthetjük az adatokat.
 
• Ügyfél törlése: az ügyfél törlésére akkor van szükség, ha már nincs rá szükség az adatbázisban. A rekord megkeresése után a Rekord törlése vezérlővel eltávolíthatjuk azt.

Képzés Felvétele, Módosítása és Törlése

• Sorszám: ezt a számot a program adja az egyes rekordoknak 1-től kezdődően.
• Megnevezés: legördülő listából válaszahatja ki az oktatás, képzés megnevezését. A megnevezések ABC sorrendben jelennek meg.
• Ügyfél: legördülőből kiválaszthatja az Ügyfelet, amely lehet cég vagy személy. Az ügyfelek ABC sorrendben jelennek meg.
• Helyszín: legördülő lsitából választhatja az oktatás helyszínét.
• Időpont: a naptár ikonra kattintva kiválaszthatja az oktatás, képzés időpontját.

• Résztvevők száma: az oktatáson, képzésen résztvevők számát kell megadni. (A szerződés összegének kiszámolásához is szükséges.)
• Szerz. összeg: a program által kiszámolt összeg kerül ide (résztvevők száma X egységár). Ez az érték felülírható.
• Kelt: a naptár ikonra kattintva kiválaszthatja a szerződés időpontja.
• Megjegyzés: Bármilyen megjegyzés
• Teljesítés: jelölje be, ha a szerződés teljesítve van. A téves jelöléseket a X jelre kattintva tudja megtenni.

                 

Kimutatások

A program különböző kimutatásokat is generálhat, amelyek segítenek nyomon követni az árbevételt, rendeléseket és résztvevőket:

 
• Rendelésállomány: e kimutatásban az ügyfelek és képzések szerint  láthatjuk a bevételt vagy rendelésállományt. Szűrhetünk év és hónap szerint, illetve láthatjuk, hogy a szerződés teljesítve van-e.
 
• Rendelésszám: az összes szerződés számát is nyomon követhetjük ügyfelek és képzések szerint és szűrhetünk év és hónap szerint
 
• Résztvevők: megjeleníthetjük a tanfolyamokon résztvevők számát, segítve ezzel a  képzések hatékonyságának elemzését.
• 
  

Az alábbi képen a rendelésállomány kimutatást láthatjuk.

Munka és tanulás a Power Query-ben

A könyvelési rendszerből Excel formában exportálható a főkönyv, amelynek tartalmaznia kell a számlaosztály számokat, azok megnevezését, a havi forgalom, valamint a halmozott forgalom Tartozik és Követel adatait. Ezt olvassuk be a PQ szerkesztőjébe. Az alábbi ábra egy példát mutat az exportált főkönyvre.

A Power Query használata során megtanulja, hogy hogyan tisztítsa és módosítsa ezt a főkönyvi kivonatót úgy, hogy egy olyan file-t kapjunk, mint az első részben, amelynek oszlopai: Kthely, Kltnem, Megnevezés, Hó, Akt, Halm. Így

·       a már megismert módon gyakorolja felesleges számlaosztály- és a felsőbb szintű számlaosztály számok törlését,

·      megtanulja, hogy hogyan tudja egy újonnan felvett oszlopba a Tartozik értékeket negatív, a Követel értékeket pozitív értékkel átírni,

·       a már megismert módon gyakorolja a hónap felvételét egy új oszlopba.

A KPI (Key Performance Indicator) kulcs teljesítmény mutatót jelent. A PP-ben a felvett KPI-k értéküktől függően különböző jelekkel láthatók el. Egy már felvett mértéket lehet KPI-ként kezelni. A példánkban tehát a KPI BevHány mérték lesz. Példánkban a következő jeleket használtam:

Elérhető dokumentumok

Az 1. rész

Munka és tanulás a Power Query-ben

Munka és tanulása Power Pivot-ban

Elérhető dokumentumok

A folytatás

Gondolatok egy új termékkörről

Megvalósítottam!

3. Diagram készítés: ABC analízis Pareto diagram formában

Rendezés

Automatikus rendezés

A Pivot tábla létrehozásakor a sor- és oszlopmezők tételei automatikusan rendezetten, emelkedő sorrendben jelennek meg: szövegmezőnél  ABC-, dátummezőnél kronologikus-, számmezőnél nagyság szerinti sorrendben.

  Felhasználói rendezés

Gyakran előfordul, hogy az elkészült Pivot táblában a sorok vagy oszlopok nem  olyan sorrendben vannak, ahogy szeretnénk. A sor- és oszlopmező tételeinek felhasználói rendezése közvetlenül a tételcímkék  húzásával történhet az automatikus rendezéstől független, tetszés szerinti sorrend kialakítása céljából. Ez úgy történik, hogy a címke kijelölése után a kurzort a kijelölt mező szélére visszük a húzási funkciót jelölő kereszt megjelenéséig. Utána lehet az oszlopot vagy sort áthúzni a kívánt helyre.

 

Egy értékcellára jobb egérgombbal rákattintva és a További rendezési lehetőségeket választva, a rendezési beállításokat testre szabhatjuk.

Szűrés

A Pivot táblában a sorok és oszlopok eleve szűrhetők, de könnyedén hozzáadhatunk újabb szűrési feltéteket. A szűréshez a szűrési feltételnek megfelelő mezőt  kell a Kimutatásmezők Szűrés területére húzni.. Az alábbi képen pl. évre szűrtem az adatokat, de több szűrési feltétel is megadható.







 

A szűrés másik eszköze  Szeletelő, amely a Kimutatás elemzés menü kiválasztása után megtalálható a menüszalagon. Erre kattintva kiválaszthatjuk, hogy mely mező alapján kívánunk szűrni. Több szeletelő is kiválasztható.







Csoportosítás

Ha dátumot használunk a soroknál vagy oszlopoknál, a Pivot rendszere automatikusan évre csoportosítja az adatokat, amelyek azután lebonthatók negyedévre, hónapra és napra. A manuálisan is csoportosíthatunk, amely lehetővé teszi, hogy összevonjunk több mezőt egyetlen  kategóriába. A csoportosítani kívánt sor- vagy oszlop címkék kijelölése után jobb egérgomb > Csoportosítás vezérlővel végezhető el. (A csoportosítás vezérlő megtalálható a Kimutatás elemzés menüszalagon is.)  Az alábbi videóban bemutatom a dátumalapú csoportosítást és azt, hogy az első videóban áthelyezett oszlopokat hogyan lehet a nő és férfi üzletkötőkre csoportosítani.




  


 Számított mezők:

A Pivot táblában létrehozhatunk saját számított mezőket. Például összegeket, átlagokat vagy más matematikai műveleteket végezhetsz el a táblázat adatain. A Számított mezők lehetőség a  Kimutatás elemzés menüben található.

A számított mezők használata a Pivot táblában számos előnnyel jár:

A  számított mezők lehetővé teszik, hogy saját matematikai kifejezéseket hozzunk létre a táblázat adatain. Például összegeket, átlagokat, százalékokat vagy más műveleteket végezhetünk el a mezők értékeival.

Számított mezők segítségével könnyedén összehasonlíthatod az adatokat. Például létrehozhatunk egy számított mezőt, amely kiszámolja a növekedési arányt két időszak között.

A számított mezőkkel csoportosíthatunk adatokat egyedi feltételek alapján. Például létrehozhatsz egy mezőt, amely csoportosítja a termékeket az eladások alapján: “Sok”, “Közepes” és “Kevés".

A számított mezőkkel új dimenziókat hozhatsz létre a táblázatban. Például létrehozhatsz egy mezőt, amely a termékek átlagos árát mutatja.

A számított mezők lehetővé teszik összetett kifejezések létrehozását. Használhatsz matematikai műveleteket, logikai kifejezéseket és függvényeket is.

Az alábbi videó azt mutatja meg, hogy hogyan illeszthetünk be egy számított mezőt, jelen esetben egy KPI-t, amely az értékesítő teljesítményét fejezi ki (az üzletkötőhöz tartozó értékesítés aránya az összértékesítéshez).

A Pivot táblában diagramok és grafikonok is létrehozhatók az adatok jobb megértése céljából. A táblázat valamelyik celláját kijelölve az Excel diagram készítés lépéseit kell követni: Beszúrás > Diagram típus kiválasztása.






Stílus és formázás

A Pivot tábla formázásával (színek, betűméretek és egyéb stílusbeállítások) élénkebbé tehető a megjelenést.

Beszámoló műszerfal (Dushboard) készítés

A fenti eszközökkel komplex beszámolói műszerfalat készíthetünk, mint azt az alábbi kép mutatja.

A blog videói és képei elkészítéséhez szolgáló táblázatok ingyen letölthetők a Webshopomból.

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és YouTube-on!

A Power Pivot aktíválása

A Power Pivot használata

1.Makrók használata (VBA):

2. Power Query

Példán keresztül mutatom be, hogy a Power Query milyen kiváló, adatelőkészítő és átalakító eszköz (motor) az adatkinyerési, -átalakítási és -betöltési  feladatok automatizálására. Az alábbi négy fázis foglalja össze, az adatok a Power Queryn keresztül történő mozgatására:

1. Információkat  importál adatbázisból, táblázatból, helyi fájlból vagy webhelyről.
2. Összevonhatja a különböző helyekről származó adatokat egyetlen adathalmazzá.
3. Az adathalmazból eltávolítja, kiszűri a felesleges adatokat (tisztítás), kiszámol, hozzáad új adatokat és formázza azokat.
4. Egy új Excel munkalapba tölti az adatokat, amelyek manuálisan vagy automatikusan (makróval) frissíthetők.

A Power Query használatának lépései:

• Lépjen az "Adatok" fülre, és válassza az "Adatok beolvasása" vagy az "Adatok beolvasása és átalakítása" lehetőséget.
• Csatlakozzon az adatforráshoz (pl. Excel fájlokhoz, adatbázisokhoz, webszolgáltatásokhoz).
• Alakítsa át az adatokat (szűrés, egyesítés, matematikai műveletek, függvények).
• Töltse be az átalakított adatokat egy új munkalapra vagy adatmodellbe.

Az alábbi képen egy koncertek szervezésére vonatkozó szerződéseket tartalmazó munkalapot lát.

A file 16 oszlopot mutat, amelyek közül a fontosabbak: a szerződésszám, az ügyfél neve, a zenész neve, a szerződéskötés időpontja és a szerződés összege. Egy-egy szerződésnél több, a koncerten fellépő zenész neve is szerepel  Egy olyan munkalapot szeretnénk előállítani, amelyben csak az ügyfelenkénti szerződések (a zenészek nem) azok összegei és a szerződéskötés hónapja, valamint a szerződések összegének 6%-os adója szerepel. A Power Query-ben tehát a felesleges oszlopokat törölni kell, az ismétlődéseket törölni kell (ezzel csak egy sor marad a szerződésre). Ezek a tisztítás műveletei. Ezen kívül az Időpont dátumából meg kell határozni annak hónap értékét és ki kell számolni a szerződés értékének 6 %-át. Ezek új oszlopok és műveletek hozzáadását jelentik. Az alábbi két ábrán ezek a műveletek látszanak.

A műveletek után  Power Query szerkesztő táblázata így fog kinézni.

Jobb oldalon láthatók az elvégzett tisztítási, bővítési és formázási műveletek: oszlopok törlése, ismétlődések eltávolítása, átnevezések, típus módosítások, egyéni oszlopok hozzáadása.

A következő tábla a Power Queryvel letöltött munkalapot mutatja az újonnan létrehozott oszlopokkal.

A Power Query sokoldalú lehetőségének kihasználásához szintén célszerű azt megtanulni.

3. Kimutatás (Pivot) táblák és diagramok, Power Pivot

Kimutatás tábla

A Pivot tábla az Excelben egy rendkívül hasznos eszköz, amely lehetővé teszi a nagy adathalmazok gyors és könnyű elemzését. Lényegében csoportosításokban összegezheted az értékeket, ami megkönnyíti az adatok értelmezését és információk kinyerését.

Előnyei:

• Gyors adatelemzés: a Pivot táblával könnyedén elemezhetők nagy mennyiségű adatok.
• Csoportosítás és összegzés: összegezhetők az értékek pl. vevőnként, időkként (pl hó, év) vagy más kategóriánként.
• Finomhangolás: rengeteg beállítási lehetőség áll rendelkezésre, így testre szabhatók a kimutatások.
• Hatékony munkavégzés: a Pivot tábla segítségével ugyanaz a munka sokkal gyorsabban elvégezhet, mint hagyományos Excel műveletekkel vagy makrókkal.

 

Hátrányok:

• Tanulási görbe: kezdetben talán bonyolult és nehéz, de tanulással és gyakorlással könnyen elsajátítható.
• Néha korlátozott: bár sok beállítási lehetőség van, néha előfordulhat, hogy nem tud minden igényt kielégíteni.
• 
  

A Pivot tábla elkészítése egyszerű, biztos vagyok benne, hogy a legtöbb Excel felhasználó tudja. Ha nem, látogasson el a következő oldalra. Egy kimutatás táblából a szokásos módon készíthetünk diagramot.A fenti példából az alábbi kimutatásokat és diagramot készítettem.

Ezen a táblán havonként és összesen láthatjuk a három cég (AS, IM és MG) szerződésállományát.

Ha még sosem találkozott a Pivot táblával, érdemes elkezdened megismerkedni vele. Ha már használja, folyamatosan fejlesztheti a tudásodat, mert mindig vannak új trükkök és beállítások, amiket érdemes megtanulni. A Pivot tábla segítségével hatékonyabban dolgozhat és gyorsabban juthat az eredményekhez.

Power Piwot

A Power Pivot egy Excel-be beépülő modul, amely lehetővé teszi adatmodellek létrehozását, táblák közötti kapcsolatok kialakítását és számítások végrehajtását. Néhány előnye és hátránya:

Előnyök:

1. Több táblából készíthetz egyetlen kimutatást: a források lehetnek ugyanabban a munkafüzetben, több munkalapon vagy különböző Excel fájlokban.
2. Többmillió sort képes kezelni: nagy adathalmazokkal is hatékonyan dolgozik.
3. Hatékony adattömörítés: az adatokat tömörítve nem lesznek nagyok a létrehozott fájl-ok.
4. DAX függvények: Komplexebb kalkulációkra használhatók, mint a hagyományos Excel kimutatásokban elérhetők.

Hátrányok:

1. Tanulási görbe: a Power Pivot használatának elsajátításához időre és tanulásra van szükség.
2. Nem minden Excel verzióban elérhető: a legrégebbi verziókban nem érhető el.
3. 
   

Összességében a Power Pivot hatékony eszköz az adatelemzéshez és adatmodellezéshez, különösen nagy adathalmazok esetén.

A Power Pivot telepítését pl. a Microsoft Terméktámogatás oldalán ismerheti meg.

Példánknál maradva azt szeretnénk, ha a koncerteket tartalmazó táblázatból kiindulva csinálhatnánk egy kimutatást, amely a zenészek nevét, címét, adószámát és díját mutatja. A zenész címe és adószáma azonban egy másik munkalapon van. A Power Pivot szerkesztőjében a zenészek nevei segítségével összekapcsolhatjuk a két táblát (munkalapot).

Az összekapcsolás után pl. az alábbi kimutatást hozhatjuk létre.

Összefoglalva elmondható, hogy Excel alapú üzleti riportokat makrókkal vagy az Excel beépített funkcióival, a Power Query-vel, a Pivot táblázat készítővel, vagy a Power Pivot add-in segítségével készíthetünk. A riportok automatizálása számos előnnyel jár:

• időt takarít meg és biztosítja a adatok pontosságát,
• biztosítja a felhasználó orientált megjelenési formát,
• a stratégiai jelentéseknél feltételeket adhatunk meg,
• automatikusan készíthetők pl. PDF file-ok,
• automatikusan megoszthatók a résztvevők között (pl. e-mail-lel).

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és YouTube-on!                                

VBA program létrehozása Makró rögzítővel

A bal oldalon látható Makró rögzítés vezérlőre kattintsunk először. Felugrik egy ablak, amely mutatja, hogy a program milyen néven lesz mentve. Ezután az Excel táblázatban végezzük el a következő műveleteket. Jelöljük ki az első oszlopot, majd kattintsunk a Másolás-ra. Jelöljük ki a harmadik oszlopot és kattintsunk a Beillesztésre. Utána ismét jelöljük ki az első oszlopot és Töröljük azt. Kattintsunk a Rögzítés vége (amely az előbbi gomb helyén van) vezérlőre. Most válasszuk ki a Makrók vezérlőt és a felugró ablak jobb oldalán a Szerkesztés gombra. Láthatjuk a VBA programot.

VBA program írása

Az automatizálás előnyei és hátrányai

Példák automatizálásra

Struktúra

Képletek

Power Query

Visual Basic programozás

Adatbevitel és karbantartás

Mezők törlése           

A beviteli űrlap mezőit törli.           

Keresés     

A vezérlőre kattintva felugrik egy ablak, amelybe a keresendő kifejezést   kell beírni. Bármire kereshetünk. Megkeresi azt a rekordot, amelyben ez a kifejezés   található. Ekkor felugrik egy választó ablak (OK vagy Mégsem). Az OK gombra kattintva megkeresi a következő, a kifejezést tartalmazó rekordot. A mégse   leállítja a keresést.           

Következő rekord           

Megkeresi az utána következő rekordot.           

Előző rekord           

Megkeresi az előtte lévő rekordot.           

Mentés           

Elmenti az űrlapon megjelenített rekordot. Ez lehet egy új rekord,   amelyhez az adatokat előzetesen bevittük. A rekord új sorszámot kap és az   utolsó sorba kerül. Lehet régi rekord, amelyet megkerestünk és valamilyen   módosítást (pl. másik zenekar is) végeztünk. A rekord sorszáma megmarad.           

Rekord törlése           

Kitörli azt a rekordot, amely az űrlapon van.

Automatizálás

A VBA programokkal automatizálhatunk különböző műveleteket, amelyek manuálisan hosszú időt vennének igénybe. Például egy olyan feladat, hogy egy táblázatba, amely hivatkozásokat tartalmaz egy másik nagy táblázatra, be akarunk írni bizonyos adatokat a másik nagy táblázatból, akkor egy olyan program, amely megkeresi a nagy listában a hivatkozott adatot, ez automatizálható.

Üzleti dokumentumok készítése

A Visual Basic programmal a táblázat adataiból elkészíthetjük az üzleti dokumentációkat, pl. ajánlatokat, szerződéseket, számlákat stb. A következő ábrán egy ajánlatot láthatunk.

Összefoglalás

Az Excel egy népszerű és sokoldalú szoftver, amelyet adatok importálására, elemzésére, átalakítására (matematikai, logikai, szöveg, statisztikai és más műveletek végzésére), megosztására használhat. Az Excel két olyan funkciót is tartalmaz, amelyek tovább növelik az adatkezelési képességeit: a Power Query-t (PQ) és a Visual Basic for Applications-t (VBA). Az Excel előnye a PQ és a VBA használatával az, hogy gyorsabban, hatékonyabban és intelligensebben dolgozhat az adatokkal, és kihasználhatja az Excel teljes potenciálját.

Az alábbi blokkséma egy CRM (Customer Relation Management) rendszert mutat. Ez az ábra egyben a rendszer vezérlőpultja, ahol a VBA programok az ábra egyes négyszögeire kattintva indíthatók.

Érdemes tehát átgondolni, hogy a jelenleg használt Excel táblázatokat milyen irányban lehet fejleszteni a hatékonyabb munka érdekében!

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

A rendszer sémája

A rendszer egy gépen úgy működik, hogy a projektek adatait is ugyanazon a számítógépen kell bevinni.

Ha azt szeretnénk, hogy a projekteket a projektvezetők menedzseljék, akkor a rendszert a OneDrive-ra kell telepíteni és a projektfileokat a projektvezetőkkel meg kell osztani.

A rendszer és működése

A rendszerszintű tervezés 7 lépésben történik.

1. Időtervezés

Egy havi és egy heti felbontású Gantt diagramot tartalmaz a munkafüzet.
A tervezést a havi felbontású Gantt diagramon kell kezdeni. A Feladat, a Kezdet és az Időtartam mezők kitöltésével a tevékenység végét az Excel automatikusan kiszámolja és megrajzolja az idővonalakat. A bevitt adatok alapján a heti felbontású diagram is elkészül.

2.  Beszállítók tervezése

A következő lépésben a projekt feladataihoz tartozó anyag és alvállalkozói költségeket és azok kifizetésének határidejét (napokban) kell megadni. A képletek egy költségvetés táblázatba beírják ezeket a költségeket és a kifizetéseket pedig időben elhelyezik.

3. Bérköltség tervezése

Most a bérköltségek bevitele történik feladatonként. Ez a feladat végrehajtásának hónapjai utáni hónapokban fognak teljesülni.

4. Működés tervezése

Ezen a lapon megtervezhetjük a projekt bevételeit és költségeit, amelyek konkrétan az általános költség, az amortizáció és az árbevételhez viszonyított arányos anyag- illetve bérköltség. A táblázat mellett megjelenik egy fedezeti diagram, amelyről leolvasható, hogy a működés mikor válik nyereségessé

.

5. Likviditás tervezése

Az utolsó lépés a finanszírozás megtervezése. Ezt a saját és/vagy idegen forrás biztosíthatja. Az adatok megadása során egy likviditás diagramon ellenőrizhető a cash-flow alakulása.

6. A cég működésének megtervezése

Ez a 4. lépéshez hasonlít azzal a különbséggel, hogy itt lehet megadni a cég nem projektekhez    kapcsolódó havi bevételeit vagy egy már lezárt projekt által később   generált havi bevételeket (Pl. termelő beruházási projekt által létrehozott   bevételek).    A havi   árbevétel növekedése is megadható. A növekedés mindig az év januárjától kerül   kiszámításra. Ha kevés a sorok száma, vevőcsoportokat hozzon létre!    Ezen a   lapon kell megadni a havonta felmerülő amortizációt, a béren kívüli, teljes   általános költséget, ebből a projektek között felosztásra kerülő általános   költséget, valamint a cég havi összes bérköltségét. Az utolsó két sorban az   árbevétel arányos anyag- és bérköltség értéke adható meg.

7. A cég finanszírozásának megtervezése

Az 5. lépéshez hasonlóan lehet tervezni a saját és külső pénzügyi erőforrásokat.

Műszerfal

Minden projekthez és a céghez is tartozik egy műszerfal, amelyek a legfontosabb adatokat tartalmazzák és itt lehet a basic paramétereket beállítani. a cég műszerfalán minden projektről láthatunk egy rövid összefoglalót (határidő, készültség, fedezeti diagram, likviditási diagram).

Specifikáció

• 15 projekt tervezhető (minden projekt egy külön file)
• projektenként 30 feladat tervezhető,
• projekt feladatonként 5 szállító, 4 munkatárs bére és 1 általános költség kalkulálható,
• a költségvetési táblázat automatikusan létrejön,
• a befolyó pénzáramok, kifolyó cashflow és az egyenleg havi, oszlop-diagramos megjelenítése automatikus (likviditás diagram),
• időtáv: 5 év havi bontásban,
• minden projektnél műszerfal az eredmények összefoglalására,

• egy file cég szinten összegzi a projektek és a cég adatait,
• az árbevétel tervezhető a projekteknél és cég szinten,
• az általános költség egy része vagy egésze leosztható a projektekre a projektre eső bérek arányában,
• a finanszírozás tervezése projekt és/vagy cég szinten tervezhető,
• a cég szintű műszerfala tartalmazza a projekt határidejét, készültségét, fedezeti és likviditási diagramját,
• a felesleges sorok és oszlopok elrejthetők, amely a táblázat áttekinthetőségét javíthatja,
• a sorok, oszlopok, cellák formázhatók (magasság, szélesség, szín, betűtípus, betűnagyság), amellyel a táblázat esztétikus megjelenése biztosítható.

Videó a működés első 5 lépéséről

Mátrixdiagramok

Mátrix adatelemzés

Mátrix kalkuláció

Bevezetés

A mátrixdiagramok és mátrix adatelemzés

Mátrixdiagramok

Egy diagram példa: egy kerámia gyárban különböző termékeket gyártanak a vázáktól, a kaspókon keresztül a szobrokig. A gyártás során a terméktől függ, hogy melyik műveleten esik át a gyártmány. Az alábbi diagramon ez látható.

Mátrix adatelemzés

Ez egy X, Y koordináták által meghatározott 4 területtel rendelkező mátrix, amelybe 2 tulajdonság pontszámai alapján kerülnek a vizsgált téma elemei (termék, piac, feladatok stb.), biztosítva ezzel azok osztályozását és egymáshoz való viszonyuk egyszerű bemutatását. Mozaik szóval MDAC (Matrix Data Analytics Chart) a neve.

Az alábbi ábrán a körrel bekerített, a vizsgált elemeket jelző pontok hasonló tulajdonságokkal rendelkeznek.

Ebbe a kategóriába tartozik az Anhoff mátrix, amely, arra szolgál, hogy a jelenlegi és új termékek, valamint a jelenlegi és új piacoktól függően milyen stratégiát alkalmazzunk. Az Ansoff Mátrix egy 2×2-es mátrix, amely négy növekedési stratégiára oszlik.

Piaci behatolás

Ez a stratégia magában foglalja a piaci részesedés növelését a meglévő piaci szegmenseken belül. Ez úgy érhető el, ha több terméket vagy szolgáltatást adunk el meglévő ügyfeleknek, vagy új ügyfeleket találunk a meglévő piacokon. Általában versenyképes árképzési stratégiákat, reklámokat és értékesítési promóciókat foglal magában.

Piacfejlesztés

Ennek a stratégiának a célja a meglévő termékek új piacokon történő értékesítése. Ez magában foglalhatja a termékek új földrajzi területekre történő exportálását, új értékesítési csatornák létrehozását vagy árképzési stratégiákat, amelyek különböző ügyfeleket vonzanak, vagy új piaci szegmenseket hoznak létre.

Termékfejlesztés

Ez a stratégia új termékek fejlesztését foglalja magában a meglévő piacok kiszolgálására. Ezek a termékek kapcsolódhatnak a jelenlegi termékekhez, vagy lehetnek teljesen újak. Ez a megközelítés gyakran jelentős kutatást és fejlesztést igényel.

Diverzifikáció

Ez a stratégia arról szól, hogy új piacokra lépjenek új termékekkel. A négy stratégia közül ez a legkockázatosabb, mert a vállalkozás olyan területekre költözik, ahol kevés vagy nincs tapasztalata.

 Például az Apple Inc. az Ansoff Matrixot használta növekedési stratégiájához. Kezdetben az Apple a piacra jutásra összpontosított Mac számítógépeivel. Ezután termékfejlesztésre tértek át, és bemutatták az iPodot és iPadet meglévő ügyfeleiknek. Új piacokra is terjeszkedtek (piacfejlesztés) az iTunes áruházukkal és az Apple boltjaikkal. Végül az Apple diverzifikált a távközlési szektorban, amikor bemutatta az iPhone-t. nélkülözhetetlen eszközévé válnak.

 

Álljon itt egy példa: egy vasúti hajtóműgyártó termékekeire és piacaira vonatkozó stratégia típusait mutatja a következő ábra. A régi termékek (a H82 hidrodinamikus sebességváltó és a HM 612-es sebességváltó esetében a régi piacokat (volt Szovjetúnió és Magyarország) maximálisan ki kell aknázni és erre kell stratégiát kidolgozni, amely például költségcsökkentésen keresztüli árcsökkentés lehet. A HKB 412 hidrodinamikus sebességváltót új termékként a régi piacra (Magyarország) termékfejlesztési stratégiával (padlóalatti elhelyezés), míg ugyanezt a terméket és a kerékagy hajtóművet a német (új) piacra diverzifikációs stratégiával kell bevezetni. Ennek legfontosabb eleme, a vertikális integráció, amely versenyelőnyt biztosít az ár és szállítási feltételek viszonylatában. Végül a Radicon hajtóművekre (amely importból származik és teljesen új termék a hazai, új piacra) piacfejlesztési stratégiát célszerű alkalmazni (ezt segíti az egyedülálló, szabadalmaztatott megoldás, amely kedvező árat biztosít).

A numerikus adatmátrixok

A numerikus adatmátrix számok elrendezése sorokban és oszlopokban. A mátrix egyes elemeit elemeknek nevezzük. Egy mátrix méreteit a sorok és oszlopok száma írja le. Így például egy 3 sorból és 4 oszlopból álló mátrixot „3 x 4” -as mátrixnak nevezünk. Tekintsük meg ezt a „3 x 4” mátrixot, amely azt mutatja, hogy egy autószalon hány VW típust adott el egy év negyedéveiben

 

A mátrixokat különféle műveleteknek vethetjük alá, beleértve az összeadást, kivonást, szorzást, transzponálást (a mátrix átfordítása az átlóján keresztül), és a determináns megtalálását (egy négyzetmátrix elemeiből számított konkrét érték). E műveletek megértése elengedhetetlen a mátrixok üzleti kontextusban való kihasználásához.

Az alábbi ábra azt mutatja, hogy a példánkban szereplő autószalon 2021. és 2022. évben negyedévenkén eladott típusok mátrixaiból hogyan számolható ki a két év negyedévenkénti összes eladása.

Az üzleti élet nagyon sok területén használnak nagy adatbázisokon mátrix műveletekkel támogatott tervező, elemző eszközöket, például az értékesítés, a gyártás, a készletgazdálkodás, a pénzügy területei jöhetnek szóba.

Én is elkészítettem az első ilyen mátrixomat, amely maximum 30 összetevőből, alkatrészből álló termék (pl. gyártmány, pékáru stb)  összetevő szükségletének hatékony kiszámolását biztosítja maximum 30 termékre. A számítás két fázisból áll.

Első lépésként az Alapadatok táblázatba termékenként be kell vinni az összetevők mennyiségét (darabjegyzék, recept) és az elkészítendő mennyiséget.

Az eredmények táblázatban minden összetevőhöz meg kell adni a következő adatokat: beszerzési ár és a beszerzési árhoz tartozó mennyiség. A táblázat kiszámolja a beszerzendő mennyiséget és azok árát, illetve az összárat.

Ez a mátrix itt érhető el.

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

Az Y típusú mátrixdiagram

Egyenértékű diagram létrehozása Excelben

Specifikáció

Összehasonlítás

Projekt likviditás

Projekt idő-, költség- és likviditás terv

Cég likviditás terv               

Webshop költségvetési terv

Mi a kapcsolati diagram?

Mikor alkalmazzuk?

• Amikor meg akarjuk érteni egy témára vonatkozó ötletek vagy problémák összetevői között fennálló ok-okozati összefüggéseket. Például amikor megpróbáljuk azonosítani egy fejlesztésre legnagyobb hatással bíró területet.
• Amikor összetett probléma okait keressük, pl. amikor egy komplex megoldást vezetünk be és arra vagyunk kíváncsiak, hogy annak egyes részei milyen kapcsolatban vannak, milyen hatással vannak az eredményre.

A hagyományos alkalmazás lépése

Bevezetés

Az üzleti stratégia sikeres végrehajtásának aránya hihetetlenül alacsony, átlagosan körülbelül 50%., amely nem különösebben kielégítő, hiszen ez azt jelenti, hogy minden második stratégia végrehajtása sikertelen.

A sikeresebb megvalósítás érdekében, egy meggyőző jövőképet kell stratégiává és mérhető feladatokká átalakítani, ezeket pedig a szervezet alsóbb szintjein kell fejlesztési feladatokká formálni.

Erre a célra szolgál a Hoshin Kanri, amely lényegében „iránytű általi irányítást” jelent. A japán hoshin szó jelentése „iránytű”, a kanri szó pedig „irányítást”. Ez a stratégiai tervezési keret meghatározza a jelenlegi állapotot, a jövőbeni állapotot (cél), a végrehajtandó változtatásokat, valamint a cél eléréséhez vezető utat.

A Hoshin Kanri rövid története

A második világháború után a japánok W. Edward Deming és Joseph Juran tanításait (PDCA) vegyítették Peter Drucker MBO (Management by Objective) koncepciójával, és megkezdték első kísérleteiket a stratégiai tervezés terén. 1965-ben a Bridgestone Tire a Hoshin Kanrit hivatalosan is kijelölte a stratégia lebontás eszközévé. 1975-re Hoshin Kanri széles körben elfogadottá vált Japánban. Az elterjesztésben nagy szerepe volt Yoji Akao professzornak, a QFD kidolgozójának.

A Hoshin Kanri az 1980-as évek elején kezdett belopódzni az Egyesült Államokba. Ez főleg azért következett be, mert néhány amerikai vállalatnak olyan részlegei vagy leányvállalatai voltak Japánban, amelyek elnyerték a Deming-díjat.

Hoshin Kanri, a stratégia alkotás és lebontás 7 lépéses folyamata

Az alábbi ábra egy vasúti és ipari hajtómúgyártó Hashin Kanri X mátrixát tartalmazza, am

---

elyen követheti a folyamat lépéseit.

1. Szervezeti értékek, jövőkép és küldetés kialakítása.

A jövőkép egy álom, egy látomás a jövőről. Hogy fog kinézni a vállalatunk, szervezetünk 3-5 év múlva? Mekkora lesz a forgalom, mekkora lesz a piaci részesedésünk, milyen termékeink, szolgáltatásaik lesznek, hányan fognak dolgozni, milyen munkatársakat szeretnének, hogyan fog működni a cég, milyen környezetben, milyen eszközökkel stb. Mindez tömören megfogalmazva. A jövőkép a "mi" és "mit" kérdésekre ad választ. Mi a távlati célunk, mit akarunk elérni. A jövőkép egy cél. Olyan cél, amelyet a tulajdonosoktól az alkalmazottakig mindenki magáévá tesz, és ezért dolgozik. Nagyon fontos, hogy a vízió közös legyen, mert akkor tud igazán motiváló lenni. Az a jövőkép, amelyet a tulajdonosok vagy az ügyvezető próbál a munkatársakra erőltetni, nem igazán inspiráló! A jövőkép alkotásba be kell vonni a munkatársakat.
A jövőkép alkotásra én két módszert használtam. Az első KJ-Shiba módszer segítségével történik. A másik módszer a gondolati térkép (mind map) segítségével történik.

A küldetés vagy misszió a mával foglalkozik. Miért létezik a vállalat, mi a tevékenysége és azt milyen célból folytatja, kiket és hogyan szolgál. Utalhat a magatartási normákra, a társadalmi elkötelezettségre, és a legfontosabb érdekeltekkel (tulajdonosok, munkatársak, vevők) való viszonyokra. A küldetés alkotás a vízió készítéshez hasonló. A misszió a "miért létezünk" kérdésre adja meg a választ. Ezért kérdéseink a következők lehetnek. Miért hozták létre a vállalatot? Milyen tevékenységet szolgálunk? Kik a vevőink. Milyen céljaink vannak?

Az értékrend a viselkedési és magatartási elvárásokat, valamint a tevékenységek és eredmények preferenciáját határozza meg. A hogyan kérdésre válaszol. Hogyan valósítjuk meg a küldetésünket?

Az értékrend összeállítása Fa diagrammal történhet a jövőkép alkotás során megismert lépésekkel. A cetlizéshez a következő kérdést érdemes feltenni: hogyan viselkedjünk, döntsünk, cselekedjünk, hogy összhangban maradjunk a küldetésükkel és a jövőképünk irányába haladjunk?

A fenti módszereket megtalálja a Hét menedzsment- és tervezőeszköz c. könyvemben  és a Gondolat-térkép c. írásomban.

A küldetés a Hoshin Kanri mátrix közepébe kerülhet.

2. A Hoshin Kanri x mátrix segítségével a hosszú távú célok kijelölése

A stratégiai célok hosszútávra, 3-5 évre vonatkoznak, melyek  általában áttörési célok. Megfogalmazásukhoz különféle eszközök alkalmazhatók (pl. Ansoff Mátrix), azonban a környezeti információk begyűjtését nem lehet megúszni. Persze a vezetők általában tisztába vannak az ilyen adatokkal, azonban célszerű ezeket összefoglalni, a hiányzó tényekkel kiegészíteni. Ezek a gazdaságra vonatkozó adatok, pl. GDP, infláció, árfolyamok, iparági előrejelzések. Ugyanilyen fontosak a piaci információk: lehetőségek, veszélyek, versenytársak erősségei, gyengeségei, piaci részesedésük stb.

2. A stratégia megfogalmazása

A második lépésben a stratégia lépései kerülnek megfogalmazásra: a cég hogyan kívánja elérni a jövőképét reprezentáló célokat. Ehhez jó eszköz lehet a SWOT analízis c írásomban leírt módszer. Meg kell határozni a célok és stratégiák közötti korrelációkat.

3. Az éves feladatok, projektek és felelőseik meghatározása

A stratégiát a legmagasabb szinten éves feladatokra, projektekre kell bontani és meg kell határozni ezek felelőseit.

Korrelációk állnak fenn a stratégiák és az éves feladatok között. A feladatoknak felelősei és különböző szintű segítői vannak.

4. A mutatószám célok kitűzése

Az éves feladatok végrehajtásának ellenőrzésére mérőszámok meghatározása szükséges.

5. Az éves feladatok lebontása az alsóbb szintekre.

Ez a folyamat abból áll, hogy az éves feladatokat célként megjelölve, azok elérésére eljárásokat (hogyanokat), majd ismét feladatokat, projekteket indítanak a vezetők. Ezt a lebontást addig kell folytatni, amig a legalsó szervezeti szintig és teamekig el nem jut. Erre szintén használható az X mátrix. A fenti példából az értékesítés feladatainak további lebontását mutatja az alábbi ábra.

A lean menedzsmentben ezt a folyamatot "catchball"-nak hívják, amelynek lépéseit mutatja az alábbi folyamatábra.

Az éves feladatokat érdemes egy havi bontású táblázatba foglalni. A legfelsőbb szint feladatainak táblázatba foglalt adatait mutatja az alábbi ábra.

5. A feladatok végrehajtása

6. A feladatok végrehajtásának ellenőrzése

A tervek végrehajtásának szisztematikus nyomonkövetése és a szükséges beavatkozások végrehajtása a Folyamatos fejlesztés elve alapján (PDCA).

7. Éves értékelés

Évente célszerű összefoglalni az éves eredményeket, és következtetéseket alkalmazni a stratégia felülvizsgálatánál.

A fenti táblázatok megvásárolhatók a webshopomban!

Tekintse meg az alábbi videót!

Mi az FMEA?

Az FMEA típusai

• Tervezés FMEA (DFMEA)
• Folyamat FMEA (PFMEA)
• Funkcionális FMEA (FFMEA) / Rendszer FMEA (SFMEA)
• Szoftver FMEA       

Funkciók

STATIKUS VÁLTOZAT

Közvetlen anyagköltség

Közvetett anyagköltség

DINAMIKUS VÁLTOZAT

1. Excel készségek: mennyire érzi jól magát az Excellel?

2. Idő: van elég idő arra, hogy a nulláról készítsen egy új táblázatot??

3. Rugalmasság: fontos, hogy meg tudja változtatni a fájl számos tulajdonságát?

4. Az igények kielégítése: mennyire konkrét a kérése?

5. Árképzés: szeretne költeni rá?

6. Hibák: mennyire érzékeny a hibákra?

7. Saját észrevétel: a tanulási lehetőség

Következtetés

Feliratkozás Hírlevélre

Mi a professzionális kis-adatbázis?

A sablon struktúrája és a múködése

• a munkalap zárolása és a zárolás feloldása
  
• szűrés, rendezés,
  
• csoportos adatcsere (egy kifejezés kiherélése másikra a teljes adatbázisban),
  
• összes rekord törlése.
  
  

Az ŰRLAP munkalapon történnek az adatműveletek, elsősorban az adatbevitel. 20 legördülő menűs mezőt tartalmaz, amelyek közül a feleslegesek kiiktathatók.

Az ŰRLAP-on lévő vezérlők a következők:

• legördülő törlése (a felesleges legördülő listát törli),
  
• mezők törlése (a beviteli mezőkben lévő adatokat törli),
  
• keresé,
  
• következő rekord,
  
• előző rekord,
  
• új rekord mentése,
  
• régi rekord mentése (egy rekord módosítása után),
  
• rekord törlése.

A LEGÖRDÜLŐ munkalapon adhatók meg a legördülő listák adatai. Az ŰRLAP mindem mezőjének megfelel egy oszlop, amelynek soraiba beírhatók a legördülő lista elemei.

A professionális kis-adatbázis létrehozás 4 lépésből áll:

• 1. A táblázat megtervezése (oszlop nevek, legördülő vagy nem)
  
• 2. A TÁBLÁZA oszlopainak átnevezése (ezzel az ŰRLAP mezői is átneveződnek)
  
• 3. Az ŰRLAP felesleges legördülő mezőinek kiiktatása a "Legürdülő törlése" paranccsal
  
• 4. A LEGÖRDÜLŐ lap megfelelő oszlopainak kitültése

Nézze meg a működést bemutató videót!

Töltse le a próbaverziót!

A sablon itt vásárolható meg!

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

Mit értek professzionális kis-adatbázison?

A sablon struktúrája és a működés ismerteteése

• a munkalap zárolása és a zárolás feloldása
  
• szűrés, rendezés,
  
• csoportos adatcsere (egy kifejezés kicserélése másikra a teljes adatbázisban),
  
• összes rekord törlése.
  
  

Az ŰRLAP munkalapon történnek az adatműveletek, elsősorban az adatbevitel. 20 legördülő menűs mezőt tartalmaz, amelyek közül a feleslegesek kiiktathatók.

Az ŰRLAP-on lévő vezérlők a következők:

• új munkalap (3. D)
• legördülő törlése (a felesleges legördülő listát törli),
  
• mezők törlése (a beviteli mezőkben lévő adatokat törli),
  
• keresé,
  
• következő rekord,
  
• előző rekord,
  
• új rekord mentése,
  
• régi rekord mentése (egy rekord módosítása után),
  
• rekord törlése.

A LEGÖRDÜLŐ munkalapon adhatók meg a legördülő listák adatai. Az ŰRLAP mindem mezőjének megfelel egy oszlop, amelynek soraiba beírhatók a legördülő lista elemei.

A professzionális kis-adatbázis létrehozás 4 lépésből áll:

• 1. A táblázat megtervezése (oszlop nevek, legördülő vagy nem)
  
• 2. A TÁBLÁZAT oszlopainak átnevezése (ezzel az ŰRLAP mezői is átneveződnek)
  
• 3. Az ŰRLAP felesleges legördülő mezőinek kiiktatása a "Legördülő törlése" paranccsal
  
• 4. A LEGÖRDÜLŐ lap megfelelő oszlopainak kitöltése

Nézze meg a működést bemutató videót!

Töltse le a próbaverziót!

A sablon itt vásárolható meg!

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

Kis adatbázisok

Kis adatbázisok

Kétdimenziós táblázat

Többdimenziós táblázat

Hierarchikus táblázat

Relációs táblázatok

Modellek

Előrejelzések

Elemzés

Számoló táblázatok

Üzleti folyamatokat támogató táblázatok

Feliratkozás Hírlevélre

 

Feliratkozás Hírlevélre

Bevezetés

A szoftverfejlesztési mutatók két típusa

 

Szoftvermutatók

Kódminőség

Blogom előzménye

A szavazás eredménye itt látható!

Az egyik kommentelő az alábbiakat írta:

 

„Szerintem a kérdés helyesen az lenne, hogy melyik szinten hányat?
Értem alatta, hogy mondjuk a gyárigazgatót a Nyereség, a biztonság, vevői minőség érdekli csak. De a nyereség az ugye árbevétel-alapanyag (leszállítva) - fix költségek - változó költségek - SG&A - adók és vállalatcsoporton belüli allokációk.

 

Az értékesítési igazgatónak emiatt már valószínűleg az értékesítési volumen, a hideghívások száma, kiadott ajánlatok, a sikeres üzletkötések aránya lenne a követendő. A HR-esnek a bérköltség, béren kívüli költségek, fluktuáció, jobb esetben munkavállalói elégedettség, stb.
Szóval a lényeg, hogy kevés KPI kell, hiszen ezért Key Performance Indicator, de több PI.
Mi emiatt KPI fákat használunk, ahol látom, hogy ha egy KPI piros, akkor melyik alsóbbrendű PI okozza. De az alsóbbat már lehet nem én követem, hanem valakinek a csapatomban KPI.

Általánosságban elmondható, hogy az a fontos, amit mérünk. De csak azt érdemes mérni, aminek van hatása a munkánkra és cél elérésünkre.”

 

Válaszom a következő volt:

 

Igen, a szintekre is fel lehet tenni a kérdést. A szintenkénti kérdés inkább egy hierarchikus szervezeti megközelítést takar, én viszont folyamat-központúban gondolkodtam és az Üzleti folyamatok fő mutatószámai c. könyvem is erről szól, amelyben szántam erre egy rövid fejezetet. A te példádban említett szintek egy egy kulcsfolyamatot is takarnak (értékesítés, HR), tehát így nincs ellentmondás. A másik dolog, hogy az általad felsorolt mutatók közül pár eredménymutató (KRI, RI). Pl. árbevétel, nyereség. Ezek az én megközelítésemben több folyamat eredményei, a KPI-k és PI-k viszont egy-egy folyamathoz tartoznak. A KPI fa nekem új, de nagyon jó!”

Volt-e KPI fa korábban?

  

Igen, első hallásra ez újnak tűnt. Pár nappal később beugrott, hogy régebben már találkoztam ezzel, csak akkor még nem KPI fának hívták. De hol láttam, olvastam? Megint napok teltek el, amikor beugrott: a Videoton Automatikánál a kontrolling bevezetésével foglalkoztunk. Együtt dolgoztunk az IFUA val, személyesen Dr. Horváth Péter professzor Úrral Stuttgartból. Megvettem a Controlling: a sikeres vezetés eszköze könyvét c. 1990-ben kiadott könyvét is. Elkezdtem keresni a szakkönyveim között és meg is találtam. Izgatottan pergettem visszafelé az oldalakat és hirtelen beugrott egy Fadiagram. Ez lesz az! Valóban jól emlékeztem: a du Pont mutatórendszerről van szó, melyet az alábbi ábra mutat. (Az ábrát a könyvből fényképeztem, sajnos az előző oldal nyomtatott szövege átlátszik.)

 

 

 

 

A KPI fa tehát egy ok-okozati összefüggéseket feltáró Fadiagram, amelyet a Hét menedzsment- és tervezőeszköz c. könyvemben mutatok be, mint az egyik menedzsment eszközt.

 

A fenti ábrán a Forgalom vagy Árbevétel (eredménymutató) nincs okokra lebontva. Az Üzleti folyamatok fő mutatószámai c. könyvemben bemutatott teljesítménymutatók használatával tovább bontottam a fát, amelynek eredménye az alábbi ábrán látható.

 

 

 

Természetesen a fa tovább bontható, pl, az OEE három ok mutatója további okokra vezethetők vissza, mint ahogy a következő példa mutatja.

 

KPI fa Excelben

A KPI fa táblázatos formában is ábrázolható, és felépíthető egy Excel munkafüzetben. A táblázatban megadhatók a mutatókkal szembeni követelmények és az Excel feltételes formázási funkciójával a feltételeket nem teljesítő mutatók celláit benzinezhetjük. Az alábbi ábra, amely egy OEE fát ábrázol, erre mutat példát. A táblázat ingyenesen letölthető a menedzserwebshopomból.

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

 

Bevezetés

1.LÉPÉS: IDŐTERVEZÉS

3. LÉPÉS: BÉR ÉS ÁLTALÁNOS KÖLTSÉG TERVEZÉSE

4. LÉPÉS: MŰKÖDÉS TERVEZÉSE

5. LÉPÉS: LIKVIDITÁS TERVEZÉSE

1. Elkötelezettség

2. Megvalósítható ötletek

3. Előrejelzett jövedelmezőség

4. Tényleges jövedelmezőség

5. Kulturális hatás

Feliratkozás Hírlevélre

Mi az üzleti folyamat?

Egy szervezeti cél érdekében, meghatározott sorrendben elvégzett tevékenységek, feladatok összessége. Ilyen cél lehet pl. egy termék fejlesztése, gyártása, eladása stb.

Nézze meg Szöllősi Sándor Bevezetés a három, négy betűs rövidítések birodalmába c. ppt presentációját az üzleti folyamatokról!

Az Amerikai Termelékenységi és Minőségi Központ (American Productivity and Quality Center−APQC) üzleti folyamat osztályozása két csoportot definiál az alábbiak szerint.

Működési folyamatok:

• vízió és stratégia fejlesztés,

• termék és szolgáltatás fejlesztés, illetve menedzselés,

• termék és szolgáltatás marketing és eladás,

• termék és szolgáltatás szállítás,

• vevőszolgáltatás.

Könyveimben ezeket a következők szerint tárgyalom.

Tervezési folyamat

A vállalat ezen folyamata tűzi ki azokat a célokat, amelyeket a cég el akar érni, és amelyek biztosítják a vezetés ellenőrzési folyamatának (a rendszer visszacsatolási) funkciójához az összehasonlítási alapot. Tartalmilag azt jelenti, hogy a vállalat rendelkezik-e vízióval, stratégiával valamint, különböző időtávú tervekkel, minőségileg pedig azt, hogy e tervek milyen mélységűek, milyen részletesek, milyen ambiciózusak és mennyire összehangoltak (koherensek). A jövőkép arról szól, hogy mivé akar válni a cég, a szervezet hosszú távon. Megvalósításának hogyanjáról szól a stratégia. A stratégia konkrét céljait a stratégiai terv és a közép távú tervek szolgálják. A tervek a szervezet különböző területeire készülhetnek (az egész vállalat, egyes szervezetek, termékfejlesztés, beruházás, létszám, stb.). Ezek közül különös fontossággal bír az üzleti terv, ennek is a pénzügyi része. Ide tartoznak a projekt tervek, amelyeknek a legfontosabb jellemzője, hogy azonos tartalommal nem ismétlődnek meg. Üzleti tervet minden évben csinál egy cég. Tartalma, a megvalósítás módja általában évről-évre ismétlődik. Egy tervező cég viszont egy konkrét gép, épület, híd, stb. megtervezésére kap megrendelést, amit valószínű ugyanolyan formában és tartalommal csak egyszer fog megcsinálni. Ez egy projekt.

A tervek rendszere egy piramisként képzelhető el, amelynek csúcsán helyezkedik el a jövőkép, és amelyből vezethető le a többi. A piramis alján az középtávú, éves vagy akár a havi tervek vannak.

Termék és szolgáltatás előállítása

Ez a folyamat négy részfolyamatból áll.

Termék vagy szolgáltatás fejlesztés

Először a terméket vagy szolgáltatást ki kell fejleszteni. Ez általában több fázisból álló folyamat, melynek során a vevői igényekből kiindulva, ötletekből, prototípusokból, kísérleti üzemből gyártható termék vagy fogyasztható szolgáltatás lesz.

Gyártás és/vagy szolgáltatás

A kifejlesztett terméket sok példányban, azonos minőségben le kell gyártani. A szolgáltatás kapcsolódhat a gyártáshoz, vagy teljesen független attól. A szolgáltatás, a harmadik ágazat egyre nagyobb szeletet hasított ki a gazdaságból, napjainkban a legnagyobbá vált.

Marketing és értékesítés

Végül a terméket és a szolgáltatást el kell adni. Ezt a marketing támogatja. A marketing időben megelőzi az értékesítést, úgy befolyásolja a piacot, hogy a vállalt termékei és/vagy szolgáltatásai elnyerjék a vevők tetszését és vásárlásra motiválja őket.

Vevőkapcsolatok menedzselése

Ezek közül a legfontosabbak a vevők és az ügyfelek. Velük nem csak az eladásokon keresztül tartjuk a kapcsolatot. Nagyon fontos megtudnunk a vevők termékekről, szolgáltatásokról alkotott véleményét, és ezekkel kapcsolatos látens vagy tényleges igényeiket és az un. vevői értéket (amiért hajlandó fizetni). Ezek alapján különböző fejlesztéseket indíthatunk. Az sem mellékes, hogy vevőink milyen vásárlási szándékkal rendelkeznek a jövő vonatkozásában. Ezek befolyásolhatják terveinket. Nagyon jó kapcsolat esetén lehetnek közös fejlesztéseink is a vevővel.

 
Irányító és támogató folyamatok:

• humán tőke fejlesztés és irányítás,

• információs technológia menedzselése,

• pénzügyi erőforrások menedzselése,

• eszköz vásárlás, konstruálás és menedzselés,

• kockázat, megfelelőség (compliance), kármentesítés, rugalmasság kezelés,

• külső partnerkapcsolatok kezelése.

Ezek pedig a következők szerint kerülnek tárgyalásra a könyveimben.
Humánerőforrás-menedzsment

Belső erőforrás-menedzsment

Eszköz menedzsment

Cash-menedzsment

Tudás- és információmenedzsment

Külső erőforrások (partnerkapcsolatok) menedzselése

ROI = (Befektetés nyeresége−Befektetés költsége)/Befektetés költsége

Befektetés nyereség = adózott nyereség+amortizáció

Bevezetés

Az Excel sablonok támogatják az ismételhetőséget és a hatékonyságot. Új táblázatok elkészítése a tervekhez, riportokhoz, projekthez vagy pályázatokhoz értékes időt és pénzt vesz igénybe. Ehelyett használjon Excel sablont és összpontosítson a tartalomra és a feladatok elvégzésére. Szükség esetén a sablonok testre szabhatok.
A sablonok sok előnnyel járnak a komoly IT rendszerekkel nem rendelkező kkv-k számára, ideértve a könnyű használatot, a költség- és időmegtakarítást és a hibák csökkentését. Nézzük ezeket kicsit részletesebben!

1.    A sablonok könnyen kezelhetők

A kész sablonok könnyen kezelhetők. Ezt a munkalapok képletei, a makró programok, a részletes felhasználói útmutatók és a zárolt cellák (ezekbe nem lehet adatot írni) biztosítják.

2.    A sablonok pénzt és időt takaríthatnak meg

A sablonok használata csökkenti a költségeket és az adatokat tartalmazó táblázat elkészítésének idejét. Rendkívül költséghatékony egy már meghatározott struktúrával rendelkező munkafüzettel dolgozni. Ez lehetővé teszi, hogy a sablonnal dolgozó több időt töltsön a tartalom helyes megadásával, ahelyett, hogy új táblázatot készítene.

3.    A hibák csökkentése

Gyakran követünk el hibát a táblázatok rutinszerű. unalmas készítése során, mint például a táblázatok képleteinek másolása és beillesztése. A sablonok ellenőrzöttek és a képleteket tartalmazó zárolt cellák megakadályozzák a hibákat. Tekintse meg ezt a slideshow-t a leggyakrabban elkövetett Excel hibákról!

4.    A sablonok tanulást biztosítanak

A sablonnal dolgozó megismerkedik a sablon struktúrájával, formájával és ez felkészíti egy hasonló sablon önálló elkészítésére.

Látogasson el webshopomba, ahol üzleti Excel sablonokat kínálok!

Feliratkozás Hírlevélre

Ha hasznosnak, érdekesnek tartotta ezt a blogbejegyzést, IRATKOZZON FEL a havonta megjelenő HÍRLEVELEMRE, amelyben értesíteni fogom a legújabb bejegyzéseimről, itt, a LinkedIn-en és a YouTube-on!

Pénzügyi terv mérleg, eredménykimutatás és cash flow táblázatainak elkészítése

1. lépés: az értékesítés és a közvetlen anyagráfordítás meghatározása

2. lépés: a befektetett eszközök definiálása

3. lépés: a forgóeszközök kalkulálása

4. lépés: szállítóállomány kiszámítása

+1 lépés: finomítás

Menedzsment KPI műszerfal készítés Excel alapon

1. Értékgörbék (Sparklines)

1. Feltételes formázás

 

Ezzel a funkcióval konkrét feltételek függvényében színezhetjük a cellákat vagy a cellákban az értékek mellett ikonokkal (színes nyilak. jelzőlámpák) helyezhetőek el.

 

Ehhez a kezdőlapon a feltételes formázást kell kiválasztani és azon belül értelemszerűen a megfelelő funkciót.

Az alábbi ábrákon két feltételes formázást mutatok be.

Az elsőnél rózsaszín a cella, ha az érték kisebb, mint 80% és zöld, ha nagyobb 80%-nál.

A másodiknál felfelé mutató zöld nyíl, ha az előző cella értékénél nagyobb és piros nyíl, ha kisebb.

3. Mutatós KPI műszer

Ami viszont hiányzik, az a nagyon népszerű kéziműszer típusú kijelző. Ezt pótoltam egy Excel alapú KPI műszer kifejlesztésével, amely üzleti, menedzsment beszámolók műszerfalának 3 fajta elemeként használható. A Webshopomban elérhető sablon három fajta műszer elkészítését teszi lehetővé. A poszt végén található videó ezek működését mutatja be.

Készíthetünk félkör formájú (ez hasonlít a a kéziműszerekre), oszlop alakú (hőmérő alakú) és sáv formájű műszert. A műszerek skálájának kezdő és végpontja meghatározható és a skála egyes részei piros, sárga vagy zöld színnel láthatók el.

Ezekkel az elemekkel készítettem egy olyan műszerfalat,  amely pénzügyi beszámolókhoz készült, egy mérleg, egy eredménykimutatás és az eredménykimutatás kumulált táblázata alapján jeleníti meg a legfontosabb adatokat, amelyek az előbb említett táblázatok adatai, vagy azok adataiból számolt mutatószámok (KPI). A munkafüzet valamennyi munkalapja szerkeszthető, így biztosított a mintának bemutatott tábla átszerkesztése, módosítása.

Jellemzői:  

 

• a havi eredménykimutatás és mérleg legfontosabb adatainak képi megmutatása,
• a megjelenítendő adatokhoz igazítható analóg műszerek,
• a Microsoft Excel feltételes formázásának infografikus elemei (ikonjai),
• a KPI műszerfal által kiszámolt és megjelenített mutatók: aktuális és halmozott árbevétel, aktuális és halmozott bruttó fedezet, szállítói-, vevői forgási idő, bruttó fedezet, likviditás 1. likviditás 2, likviditás 3,
• kiszámolt, meg nem jelenített mutatók: készletforgási idő, Nettó forgótőke ellátottság, rövid lejáratú köt. futamideje, kötelezettség/saját tőke,  OPEX, működési költségarány.

A műszerfal az adatforrásokkal együtt szintén megtalálható a Webshopomban!

Egy rövid videó a KPI műszerek működéséről:

1. Probléma azonosítása mutatószám(ok) alapján (P)
2. Adatgyűjtés (P)
3. Adatelemzés (P)
4. Ok-okozati elemzés (P)
5. Megoldás tervezése (P)
6. Megoldás bevezetése (D)
7. Eredmények értékelése (C)
8. Véglegesítés (A)

1. A probléma azonosítása

2. Adatgyűjtés

3. Adatelemzés

Az elemzési módszert mindig a vizsgált témának megfelelően kell kiválasztani. A tisztánlátás érdekében többféle elemzést is használhatunk. Az adatelemzés konklúzióit érdemes röviden összegezni.

A Pareto diagram segítségével kiválaszthatjuk azt a kevés okot, amely a problémák 80%-át okozza. Ehhez használja ingyenesen letölthető Pareto diagram készítő Excel sablonomat!

 

A hajtómű értékesítő vállalat ügyvezetője arra kíváncsi, hogy mi okozza az ajánlatok sikertelenségét. Mivel az adatgyűjtés rekordjaiban szerepel az ajánlat elvesztés oka, Pareto diagramot készít.

 

1. ábra. Pareto diagram: nagy értékű hajtómű ajánlatok elutasításának okai

 

Látható, hogy a hajtóművek esetén az elvesztett ajánlatok 74%-ában magasabb volt az ár, mint a versenytársaké!

 

4. Ok-okozati elemzés

A hajtóműgyártó vállalat ügyvezetője összehívta az értékesítés területén dolgozó munkatársakat és egy brainstorminggal összegyűjtötték nagy értékű hajtóművek magas árat eredményező okait. Elkészítették a Halszálka vagy más néven Ishikawa diagramot, amelyben négy ok kategóriával dolgoztak és a legtöbb esetben 4 MIÉRT-re tudtak válaszolni.

 

 2. ábra. Ishikawa diagram: a nem megfelelő mutatószám érték okai

 

A diagram elkészítése után lepontozták az okokat, és így a legfontosabbaknak a sárgával jelöltek adódtak.

 

Az ok-okozati elemzés során gyakran előfordul, hogy vissza kell menni a 2. és/vagy 3. lépésre, és újabb adatgyűjtéssel, adatelemzéssel ellenőrizni, alátámasztani az ok-okozati elemzést.

Az ok-okozati elemzés Fa diagrammal vagy mátrix diagrammal elvégezhető. Ezeket részletesen mutatom be A hét menedzsment- és tervezőeszköz c. könyvemben.
 

5. Megoldás tervezése

Általában több megoldás lehetséges a folyamatfejlesztésre. Ezeket különböző szempontok szerint értékelni kell. Olyan megoldást szabad csak választani, amelyet a rendelkezésre álló erőforrásokkal meg tudunk valósítani. Mint láttuk, a problémának több oka is lehet. Egyszerre csak egy ok megoldására koncentráljunk! A több okra vonatkozó megoldások közül választhatunk úgy is, hogy a legkisebb ráfordítással a legjobb megoldást hozó változatot keressük. Ha ezen túlvagyunk, jöhet a következő. Nagyon fontos, hogy a megoldásunk hosszú távra szóljon. Célszerű Gantt diagramot készíteni a megvalósítás feladatainak ütemezésére. (Használja a nagyon hatékony Gantt diagram Excel sablonomat!) Meg kell határozni az ellenőrzés, a mérés részleteit! Ezen célból ismét használhatjuk az 1H4M módszert.

Térjünk vissza az esettanulmányainkhoz!

Az ipari hajtómű értékesítő vállalatnál az alábbi megoldások kerültek megvitatásra.
 

• Egy, az értékesítők által elért bruttó fedezet alapú ösztönző rendszer kialakítása.
• A hajtóművek összeszerelésére fordított idők nyilvántartása és ez alapján történő kalkuláció.
  

 

Az 1. megoldás szerint, az eddig az ügyvezető szubjektív döntése alapján kiosztott féléves és éves prémium a jövőben a kereskedők által elért bruttó fedezet meghatározott százaléka lenne. Ez ösztönözné őket az ajánlatok nyomon követésére és szükség esetén a beszállítóval való áralkura.

 

A 2. megoldás lényege az lett volna, hogy az általános költségeket a szerelésre fordított idők arányában osztanák a termékekre. Egyetértettek abban, hogy ez megoldás csak akkor működik, ha a hajtóművek szerelésével foglalkozó műhely terhelése megközelíti a 100%-ot. Ez a feltétel azonban nem teljesült, ezt a megoldást elvetették.

6. Megoldás bevezetése

 Az 1. megoldásra megvalósítására egyszerű ütemtervet készítettek:

 2. táblázat. Ütemterv az ösztönzőrendszer bevezetésére

 

Ez a végrehajtás szakasza, amelyben az előzőekben megtervezett megoldást kipróbáljuk. Fontos a terv fegyelmezett, pontos végrehajtása. Kérjük meg a résztvevőket, hogy a legkisebb nehézség estén jelentkezzenek, hogy a fennakadás még időben elhárítható legyen. Mi magunk is ellenőrizzük az előrehaladást! Tartsunk megbeszéléseket, ahol a résztvevők beszámolnak az addigi előrehaladásról és értékelik az előzetesen elhatározott ellenőrző méréseket!

 

7. Eredmények értékelése

Ez a folyamat már az előző szakaszban elkezdődött, most az a cél, hogy kiértékeljük a problémamegoldás teljes teszt időszakát és levonjuk a konklúziókat, leginkább a célból, hogyan szabványosítsuk, véglegesítsük a megoldást, vagy új megoldásra van szükség. A kiértékeléshez a már megismert diagramokat használhatjuk, összevetve az adatelemzés során készítettekkel. Gondoljuk végig, hogy milyen pozitív és negatív mellékhatásai lehetnek az eredménynek!
Most nézzük az esettanulmányt.
A hajtómű szerelő és értékesítő vállalatnál közel egy év telt el az új ösztönzőrendszer bevezetésétől. Az értékesítés havonta mérte a hajtóművekre (ezen belül a nagy értékűekre) kiadott ajánlatok és az elnyert ajánlatok számát és természetesen az elutasítások okait. Az értékelés során ezeket egy oszlopdiagramon ábrázolták.

 3. ábra. A sikeres ajánlatok alakulása az ösztönzőrendszer átalakítása után

 

Az összesítés azt mutatta, hogy az összes ajánlat száma 129, a szerződések száma 57 volt. A nyert ajánlatok száma 44%-ra emelkedett, amely javulást mutatott. Pareto diagrammal ellenőrizték a meghiúsult ajánlatok okait. Az ár miatti meghiúsulás 74%-ról 70%-ra csökkent.

 4. ábra. Pareto diagram az ösztönzőrendszer bevezetése után

  

8. Véglegesítés (szabványosítás)

Ha az eredmények igazolják az eredeti tervünket, célkitűzésünket és mindent jól csináltunk, akkor ebben az utolsó fázisban az alábbi feladatokat kell elvégezni.
Ha nincs végleges folyamat leírásunk, azt el kell készíteni. Ha van, ellenőrizni kell, hogy minden módosítás átvezetésre került-e. A folyamatban ki kell jelölni a mérési pontokat (1H) és meghatározni a mutatószámokat.(4M).
Ellenőrizni kell, hogy minden folyamatban résztvevő személy részesült-e a szükséges oktatásban, tájékoztatásban, ha nem, azt pótolni kell. Mivel a vállalati folyamatok összefüggenek, tájékoztassuk a cég valamennyi munkatársát a változásokról. Ezt írásban (mailben) is megtehetjük.
Összegezzük a folyamatfejlesztés erősségeit és fejlesztendő területeit a megoldásban résztvevőkkel tartott brainsorming keretében. A következő fejlesztés, folyamatfejlesztés során hasznosíthatjuk a tapasztalatokat.

2. A KPI-k a stratégiából legyenek levezetve

3. A mutatók ideális száma

4. A teljesítmény-mutatószám legyen egyszerű, egyértelmű, világos

5. A teljesítmény-mutatószámok alakulásának legyenek felelősei

 
6. A mérés gyakorisága tegye lehetővé a folyamatok fejlesztését

7. A prémiumok és jutalmak lehetőleg ne kapcsolódjanak a teljesítmény-mutatószámokhoz

Feliratkozás Hírlevélre

A mutatószámok, indikátorok története

Új könyvem: Üzleti folyamatok fő mutatószámai

·       Milyen mutatószámokat használjak?

·       Azok milyen követelményeknek feleljenek meg?

·       Hányat érdemes alkalmazni?

·       Hol mérjem az indikátorokat?

·       Milyen forrásokat használjunk a mutatószámokhoz?

·       Milyen gyakran mérjünk?

·       Hogyan mérjem azokat?

·       Milyen formában jelenítsem meg a mutatószámokat?

·       Milyen mértéket használjak?

·       Kik kapják a mutatószámokat?

·       Hogyan javítsam a gyengén teljesítő folyamatokat?